Facteurs de succès de l’amélioration continue

Définir des objectifs clairs

L’amélioration continue est une démarche progressive qui peut durer plusieurs mois. Pour que les changements introduits demeurent centrés sur la cible initiale, il est important que les objectifs recherchés soient clairement définis.

Favoriser une culture d’amélioration continue

La participation des employés à l’amélioration continue est essentielle au succès de cette démarche. Ils ont en effet un rôle actif en amont de la démarche, au moment de la détermination des problèmes et de la recherche des solutions et, en aval, au cours de l’application des options retenues.

Il s’agit en fait de créer une culture d’entreprise qui donne lieu à une compréhension différente du travail de chacun. Cette culture valorise les suggestions, reconnaît le droit à l’erreur, laisse une certaine initiative pour le choix des processus d’analyse et de changements, et valorise les résultats obtenus même si ces derniers ne se matérialisent pas à court terme.

Maintenir une communication constante

Dès le départ, il faut que tout le personnel comprenne bien les objectifs qui sont visés. Il est donc important de maintenir une communication régulière avec l’ensemble des employés quant aux objectifs à atteindre, aux problèmes éprouvés et aux progrès réalisés.

Les améliorations suggérées proviennent généralement des personnes les plus directement concernées. Il s’avère donc crucial de les informer régulièrement de l’état de la situation, de l’avancement des suggestions soumises et des améliorations qui en ont résulté. Le suivi des applications retenues est essentiel au maintien de l’intérêt pour la démarche d’amélioration continue et au renforcement de sa crédibilité.

Enfin, la direction doit rappeler régulièrement les objectifs à atteindre afin que les efforts de tous convergent dans une même direction. Cela amène certaines entreprises à établir un contact direct entre les employés et leurs clients (visites d’usine, rencontres lorsqu’un client est de passage, évaluation du service à la clientèle, échanges entre les employés techniques et les représentants aux ventes). Ces initiatives permettent une meilleure compréhension du fonctionnement interne et des besoins particuliers des clients. Les commentaires favorables des clients sont une forme de reconnaissance à laquelle les employés sont sensibles.

Renforcer les liens entre la théorie et la pratique

Une démarche d’amélioration continue exige souvent un changement de culture : chaque personne doit en effet prendre du recul pour avoir un regard critique sur ses habitudes et ses façons de faire quotidiennes et déterminer des points susceptibles d’être améliorés. Il arrive souvent que ce regard critique doive être soutenu par des analyses techniques ou scientifiques. L’expérience vécue et les méthodes d’analyse scientifiques se complètent alors pour aboutir à une lecture précise d’ensemble de la situation ou du problème.

Par la suite, chacun doit accepter que des procédures soient mises en place pour vérifier l’exactitude et la fiabilité des gains anticipés. Ce volet de la démarche n’est pas toujours facile à accepter, mais il peut être nécessaire pour évaluer les gains réalisés.

Enfin, il faut que les parties prenantes soient disposées à adopter les correctifs nécessaires pour remédier aux aspects de l’amélioration jugés moins performants, en sachant que cela ne représente pas une critique personnelle mais bien une contribution à l’amélioration des processus d’ensemble.